
Poste : Coordonnateur / Coordonnatrice d’événements
Type de contrat : À temps partiel (en moyenne 25 heures par semaine)
Durée du contrat: Six mois
Lieu : Hybride
Date de commencement : 20 juin 2022
Fourchette salariale : 30 $ – 35 $ de l’heure
En vous joignant au Centre mondial du pluralisme, vous ferez partie d’un personnel engagé qui valorise la collaboration et la créativité, et qui croit profondément à l’importance de son travail. Au Centre, nous croyons que les sociétés prospèrent lorsque les différences sont valorisées. Notre mission est d’influencer les perspectives, d’orienter les politiques et d’inspirer des voies favorisant le pluralisme.
Notre travail soutient les sociétés qui cherchent à aborder l’injustice, l’inégalité et l’exclusion tout en s’ancrant dans les contextes et les expériences vécues de chaque lieu. Nous travaillons avec des leaders politiques, des éducateurs et des bâtisseurs communautaires du monde entier pour amplifier et mettre en œuvre le pouvoir transformateur du pluralisme.
Nous avons la chance de travailler dans un édifice patrimonial spacieux et superbement restauré dans le centre-ville d’Ottawa, au 330, promenade Sussex. Des salles magnifiquement aménagées de diverses tailles sont offertes pour y tenir réunions, séminaires, débats d’experts, ateliers, réceptions, banquets, réunions à distance/hybrides, événements sociaux (mariages, concerts, etc.) ainsi que des événements photographiques et vidéographiques. Pour de plus amples informations sur le programme de location d’espaces du Centre, veuillez visiter le https://www.pluralism.ca/fr/reunions-et-mariages/.
Nos principes et engagements :
Voici les principes de base qui orientent notre travail :
- Nous cherchons à incarner le pluralisme par qui nous sommes et dans tout ce que nous faisons.
- Nous faisons preuve de créativité, de courage, de grand professionnalisme et d’un engagement envers la qualité.
- Nous demeurons imputables en nous assurant que notre travail est fondé sur l’apprentissage et la collaboration.
- Nous choisissons d’accepter le malaise et les tensions inhérentes à notre travail.
- Nous nous concentrons sur l’atteinte de résultats transformateurs.
Principales tâches et responsabilités :
Sous la direction du responsable des affaires et des opérations, le coordonnateur ou la coordonnatrice des événements sera responsable de la coordination globale du programme de location de nos prestigieuses salles de réception, Espaces@330 Sussex. Cet individu sera responsable des tâches suivantes :
- Travailler avec des clients externes et internes pour veiller à la planification, à la conception et au bon déroulement des événements ainsi qu’à la sélection des vendeurs et fournisseurs privilégiés pour la tenue des événements.
- Répondre aux demandes externes de location, faire visiter les espaces aux clients et préparer les devis et/ou le budget selon les objectifs de l’événement et le type d’exécution souhaité.
- Planifier l’événement, incluant les devis, la réservation et la coordination des fournisseurs choisis, la conception des plans d’étage, la coordination et la planification des livraisons et créer et maintenir un plan d’exploitation et de logistique pour la réalisation de l’événement.
- Le jour de l’événement, se coordonner avec le responsable de l’immeuble pour s’assurer que la logistique est efficacement gérée, notamment l’installation et de la désinstallation de l’événement, et coordonner les fournisseurs sur place.
- Travailler en étroite collaboration avec les clients pour s’assurer que les changements ou ajustements de dernière minute sont apportés avec efficience et efficacité.
- Après l’événement, effectuer un compte-rendu avec les clients et s’assurer que les leçons apprises et les meilleures pratiques sont incorporées dans les prochains événements.
- Gérer les coûts et la facturation des événements, incluant la préparation des bons de commande, s’assurer que les factures sont reçues et réaliser une analyse des coûts de l’événement après sa réalisation.
- Acquérir et gérer les fournitures et l’équipement requis pour l’événement au besoin.
Compétences et expérience
Le candidat idéal ou la candidate idéale est une personne créative possédant un bon sens des affaires et de solides compétences en organisation, en planification et en communications. Cette personne évoluera dans un environnement de travail rapide composé de multiples intervenants en plus d’exceller dans la gestion de priorités simultanées et de délais serrés. Les valeurs du pluralisme telles que définies par le Centre lui tiennent à cœur.
Plus précisément, cette personne possédera :
- Des études postsecondaires en gestion d’événements, en affaires, en commerce ou en marketing effectuées dans un cégep ou une université accrédités.
- Une année ou plus d’expérience confirmée en coordination/marketing d’événements dans un environnement complexe, rapide et à intervenants multiples ainsi que des succès confirmés en planification d’événements
- La capacité de développer des relations professionnelles dans toutes les facettes du poste afin que la communication demeure constante, fiable et courtoise.
- La capacité de résoudre des problèmes et de travailler de façon indépendante dans un milieu changeant et d’exécuter des tâches multiples en respectant de nombreux délais.
- D’excellentes connaissances en budgétisation des événements et en analyse des coûts.
- Une maîtrise parfaite des logiciels couramment utilisés dans les milieux de travail et dans le soutien à l’organisation et à la réalisation des événements.
- Précision, minutie et souci du détail.
- Une bonne connaissance technique audiovisuelle est un atout.
- La maîtrise parfaite de l’anglais (parler, lire, écrire) est essentielle et une bonne connaissance du français est souhaitable; la connaissance d’autres langues est la bienvenue.
- La possibilité de travailler tôt le matin, tard le soir et la fin de semaine au besoin.
Au Centre mondial du pluralisme, nous cherchons à incarner le respect de la diversité par qui nous sommes et dans tout ce que nous faisons. Nous encourageons les personnes de différentes origines à poser leur candidature, car nous croyons que la diversité enrichit le Centre et son travail. À titre d’employeur souscrivant au principe d’égalité d’accès à l’emploi, le Centre ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, l’indigénéité, la religion, le sexe ou l’identification ou l’expression de genre, l’âge, les handicaps ou la citoyenneté. Nous invitons également les candidates et les candidats à s’auto-identifier dans leur lettre de présentation si elles ou ils le désirent.
Le Centre est attaché aux principes de la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de toute mesure d’adaptation à tout moment du processus de candidature et d’embauche, veuillez contacter [email protected]. L’information sur les mesures d’adaptation sera traitée de façon confidentielle.